Apparentemente sono due cose in contraddizione:

  • Vivere spensierati, con la testa sgombra da qualsiasi cosa da ricordare, preoccupazione, idea; essere così capaci di vivere il momento, il qui ed ora, quello che ci circonda.
  • Essere produttivi, riuscire a gestire molte cose, trovare ed elaborare idee innovative, essere creativi, coltivare delle passioni, portare avanti dei progetti.

Invece si può fare, si può essere produttivi e creativi, e nel contempo avere la mente sgombra da qualsiasi pensiero inquinante. Vediamo come….

Soluzione: download delle informazioni

La soluzione è effettuare un continuo download delle informazioni, dalla tua testa a un altro qualsiasi dispositivo di memorizzazione e notifica.
Cosa succede se non lo facciamo?

DISCONNESSIONE DALLA REALTA’
Per mantenere le informazioni utili nella nostra testa (idee che ci vengono all’improvviso, impegni da portare a termine, scadenze, cose da ricordare, cose da comprare, gente da chiamare, ecc.), per mantenere tutto questo e non dimenticarcelo abbiamo bisogno di fare una specie di refresh della nostra memoria RAM, un po’ come i computer insomma, dobbiamo portarci l’attenzione più volte.
E quando portiamo l’attenzione a una di queste cose, ci disconnettiamo dalla realtà presente che stiamo vivendo; tra l’altro ci son molte situazioni in cui questa discussione continua si dimostra molto disturbante, situazioni che esigerebbero un’attenzione continua; e non parlo solo di lavoro e studio, parlo anche di benessere, relazioni, rilassamento. Vuoi goderti la tua passeggiata in montagna o vuoi portare continuamente la tua attenzione sulle cose che devi fare perchè non si sa mai che te le dimentichi?

 

DOVE DOBBIAMO EFFETTUARE IL DOWNLOAD?

Questo è del tutto soggettivo; la mia preferenza assoluta, dopo aver sperimentato veramente un sacco di cose è senza dubbio Any.do un servizio online, accessibile da browser e da apposita app per smartphone che ti permette di:

  • Creare in modo rapidissimo dei promemoria (anche con la dettatura vocale, direttamente da widget sulla home screen)
  • Riordinare i promemoria per scadenza (oggi, domani, prossima settimana, in futuro)
  • Spuntare le task, i compiti, eseguiti
  • Eventualmente creare un gruppo di task condiviso con dei collaboratori

E’ un servizio gratuito, a meno che non si abbiano esigenze particolari (task condivise con altre persone, oppure particolare gradimento per la funzione “moments” altrimenti disponibile solo 5 volte al mese).

Altri dispositivi su cui scaricare le informazioni in eccesso potrebbero essere:

  • Altri servizi gratuiti di to-do list o task list (tipo google task)
  • Un’agenda (sconsiglio per la poca versatilità)
  • Un blocco note dove le cose svolte vanno depennate (sconsiglio per la difficoltà nel creare un ordine di priorità e scadenza)


NON PERDERE TROPPO TEMPO PER IL DOWNLOAD

Attenzione a non far sì che questo “download” diventi un impegno ancora più distraente. Annotate / salvate / scrivete / dettate la vostra nota sul dispositivo. Poi a fine giornata o quando vi è più comodo riordinate velocemente le vostre note per data di scadenza (any.do dà 4 semplici scelte: oggi, domani, prox settimana, in futuro), e basta.
Lasciate stare tutte quelle funzioni in più che mettono nei vari software di gestione: note, aggiunte, colori, priorità, orari di avviso, sveglie, categoria di appartenenza.
Anch’io all’inizio ho cercato di usare alcune di queste funzioni, in particolare le categorie, ma col tempo ho smesso di utilizzarlo, perchè tanto non mi erano utili, se non per dividere gli alimenti da comprare per la spesa da tutto il resto.

 

INSERIMENTO VELOCE CON ANY.DO

Voglio condividere delle schermate del mio smartphone per farvi vedere quanto sia veloce inserire delle nuove note con i widget di Any.do:


Da sinistra a destra:
1. Schermata della Home: widget con i vari promemoria per la giornata di oggi che scorrono, il pulsante di inserimento vocale e il pulsante di inserimento testuale.
2. L’inserimento vocale (tramite servizio di dettatura Google).
3. Conferma della nota dettata e creazione immediata del promemoria.
Tre velocissime fasi che se non fossero così veloci non ci permetterebbero di sfruttare quest’applicazione per un sacco di cose per cui ci verrebbe da pensare “faccio prima a ricordarmelo” o “ma ok.. tanto non è così importante”, “mi verrà in mente”; è talmente veloce che nel dubbio si crea comunque un promemoria… e spesso fa la differenza! 🙂

INSERITE: TASK, COSE DA MEMORIZZARE, IDEE.
NON INSERITE: APPUNTI, DATI.
Non inserite nessuna cosa che non potete spuntare. Inserite qualsiasi cosa che a un certo punto viene “terminata” (un lavoro che viene eseguito, una qualsiasi cosa che viene svolta, un’idea che avete annotato, una cosa che dovete tenere a mente per un periodo), non annotate le vostre coordinate bancarie, i conti, la lista della città da visitare, i nomi delle persone a cui avete prestato libri, i vostri recapiti, ecc. Per i dati costanti utilizzate l’app Memo interna del vostro smartphone (memo/appunti/notes).

RIORDINARE, PIU’ VELOCE DA PC
Se durante la vostra giornata utilizzate un PC collegato a internet, non c’è niente di più facile e veloce per riordinare ed elaborare le vostre task di any.do che: l’applicazione web di any.do (web.any.do).

Ecco come si presenta la schermata principale ↑ con le task divise per scadenza.
Niente di più facile che riordinare le task trascinandole con il mouse da una colonna all’altra; oppure spuntarle o modificarle con un solo click.

 

Come essere super-produttivi

Dopo aver capito come svuotare la propria mente e vivere il momento, vediamo come possiamo sfruttare questo strumento per ottenere addirittura una produttività maggiore.

IL MIO SUCCESSO: 50% MERITO DELLA TODO LIST
Devo ammetterlo, se non fosse per l’utilizzo continuo di queste todo list o task list, non sarei diventato un piccolo imprenditore che nel suo piccolissimo sta avendo successo.
Questo perchè non faccio mai sfuggire niente; quando penso che dovrei fare questo o quell’altro, e mi viene in mente nei momenti più improbabili, non lo lascio sfuggire, nemmeno le idee che sembrano stupide; perchè poi molte di quelle invece si rivelano geniali. Annoto subito. Poi con calma analizzo, scarto qualcosa, qualcosa lo elaboro, qualcos’altro non ho voglia di farlo in quel momento ma non lo butto via, perchè penso che per il bene delle mie attività o della mia crescita vada fatto, e lo post-pongo; prima o poi lo ripesco fuori e lo porto a termine.

Non mi sfugge nulla così.. Sembro pensarle tutte e fare tutto, come fossi uno stacanovista. La realtà è che le idee vengono in continuazione, anche da fonti esterne, la differenza sta nel prenderle in considerazione.
Credo che spesso queste idee siano scartate perchè sul momento non possono essere elaborate; infatti se si annotano potranno venire elaborate più avanti, quando c’è occasione.
A volte mi vengono delle idee o mi viene in mente che devo fare una determinata cosa, quando mi sono disteso nel letto e ho già chiuso la luce, sotto le coperte; se non avessi uno strumento per il “download” immediato, lascerei perdere; invece ce l’ho, prendo il cell, inserisco una nota velocissima e chiudo i battenti con il mondo. Il giorno dopo magari la pesco fuori e decido cosa farne.

LE INTUIZIONI: PREZIOSISSIME, SALVATELE!
Le idee migliori vengono nei momenti più improbabili: vi è mai venuta un’idea geniale imponendovi di trovare un’idea geniale? Lo dubito.. vengono sempre nelle situazioni più improbabili, a volte sono delle lievi intuizioni, di quelle che se non vengono segnate entro 5 secondi e qualcosa nel frattempo vi distrae, già ve ne siete dimenticati.
Segnate subito! Download immediato su un memo. Le intuizioni sono preziosissime… sono le cose meno razionali e più preziose che abbiamo; una vocina che ci suggerisce delle idee a cui non avevamo pensato (poi sta a ognuno credere quello che si vuole riguardo alla fonte di questa vocina).

RACCOGLIETE LE IDEE

Scorcio “panoramico” del mio file di raccolte idee della scuola

Non lasciate tutto nella vostra todo list! Per Dio.. la todo list non può essere intasata, perde la sua utilità.
La todo list può essere usata con le idee, le intuizioni, per ricordarsi di annotarle. Ma non è quello il posto dove lasciarle, è solo un promemoria.
Create un file di testo con qualsiasi applicazione. Io mi trovo molto bene con Google Docs, accessibile ovunque, magnifico. Raccogliete lì le vostre idee, e magari elaboratele di tanto in tanto, provate a metterle in pratica, scrivete i feedback, segnate con dei colori specifici le idee che avete scartato, quelle che avete elaborato, quelle che ritenete valide e quelle che ormai avete già messo in pratica e non serve più ricordare.
La raccolta delle idee sono una delle ragioni del successo delle mie attività..

ALTRI USI DEI MEMO: MEMORIZZAZIONE E RIPASSI PROGRAMMATI
Io personalmente uso le memo anche per memorizzare alcune cose:
– Delle password o pin
– Delle frasi da ricordare
– Delle considerazioni
– Qualsiasi altra cosa che devo sapere a memoria
Uso any.do per questo semplicemente perchè vedo quotidianamente la lista delle cose da fare, a parte quelle sotto la voce “in futuro”; quindi il fatto di vedere quotidianamente determinati elementi fa sì che si fissino permanentemente nella mia memoria. Quando sono sicuro che si son fissati post-pongo il memo, così che venga fuori più in là (la settimana successiva ad esempio); quando l’avrò rimandato più volte di settimana in settimana, allora potrò spuntarlo perchè senz’altro avrò memorizzato quella data cosa. Questa strategia non l’ho inventata io, si chiama “ripasso programmato“, semplicemente ho trovato modo di sfruttare any.do a tale scopo.

 

Conclusioni

Svuotate la testa da qualsiasi cosa vi assilli; mettete tutto in un programma di todo list; saprete sicuramente che non ve ne dimenticherete e che vi occuperete di quella cosa nel momento più opportuno.
Segnate subito nei vostri memo le intuizioni e le idee che vi vengono durante la giornata; quindi quando avete l’occasione trasferite ed elaborate un minimo la vostra idea, in un file di testo apposito (la raccolta delle idee) e spuntate il memo che avevate creato; in questo modo nulla va buttato.. ogni intuizione è preziosa, arriva dalla parte nostra più saggia.

Svuotate la mente e vivete il presente; non pensate che questo possa sfavorire il vostro lavoro o studio, è proprio il contrario; quando la mente è vuota allora si riempie con le cose giuste.
Buon download! 🙂